Einführung in die Anlagenbuchhaltung

Es gibt offensichtliche Nutzen aus der Implementierung und Aufrechterhaltung eines Datensatzes und die Kontrolle über Vermögenswerte. Einsparungen können von der Möglichkeit, sowohl siehe aktuelle Einsatz von Ressourcen und damit die Maximierung ihrer Nutzung erhalten werden. Überwachen von Assets reduziert unbefugte Benutzung oder Zweckentfremdung und versichern Ausscheiden von Mitarbeitern eine feste Rendite Vermögenswerte unter ihre Kontrolle. In einigen Fällen wird ein System von staatlichen Vorschriften, Bedingungen der Kreditvergabe, öffentlichen Zuschuss Begriffe, Versicherungsbedingungen, etc. Eine Person pflegen und verwalten können alle Sachanlagen eines Unternehmens, wenn sie Software, um sie zu unterstützen haben beauftragt. Computer-Systeme und Software zur Verfügung Komplexität zu reduzieren, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Warum ein Asset-Management-Software-Programm?

Während Papier und Stift Verfahren können verwendet werden, Softwareprogramme in der Aufzeichnung, Wartung und Prüfung von Vermögenswerten zu unterstützen. Das spart Zeit und gibt ein klareres Bild der Vermögens-, da ein Sortieren und Betrachten unterschiedlich ist schnell und einfach.

Die einfachste "Lösung" wäre mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel. Auch nach der Migration auf Software, die speziell für das Asset Management entwickelt es gibt Zeiten, dass ein Tabellenkalkulationsprogramm weiterhin nützlich sein können.

Was ist ein Asset?

Was Sie von Vorteil nennen hängt oft von Ihrer Geschäftstätigkeit. Das erste, was mir einfällt, ist das Anlagevermögen wie Computer, Produktionsanlagen, Büroeinrichtung usw. Sie selbst wünschen würde den Mitarbeitern als Vermögenswerte oder auch Service-und Wartungsverträge zu betrachten. Ein flexibles Asset-Management-Software-Programm kann eine Möglichkeit, viele Dinge, die meisten von uns nicht in Betracht ziehen würden, um Vermögenswerte zu verfolgen.

Was sind meine ersten Schritte bei der Einrichtung eines Systems oder "Lösung"?

1: Entscheiden Sie, welche Vermögenswerte verwaltet werden.

Je mehr Vermögen, desto mehr Arbeit in der Einrichtung Ihres Systems. Begrenzung Vermögenswerte nur diejenigen über einen bestimmten Dollar-Wert ist eine gute Idee.

2: Die Entscheidung, welche Eigenschaften von Vermögenswerten ist es wichtig, innerhalb der Software zu erfassen.

Ihre Entscheidungen werden nicht nur eine Wirkung auf die Menge an Arbeit, sondern auch das Ausmaß, zu dem Sie manipulieren können und sehen Asset-Informationen durch Sortieren nach Asset-Informationen Feld oder eine Kombination von Feldern.

Zum Beispiel, wenn Sie ein Feld einrichten für 'location', dann können Sie Daten sortieren, um zu sehen, welche Vermögenswerte an jedem Standort sind. Wenn Sie auch ein Feld für "Typ" oder "Klasse" dann könnte man weiter sortieren und zeigen, dass nur bestimmte Arten von Vermögenswerten wie Computer in einem oder mehreren Stelle zeigen.

Wie in jedem Aspekt des Lebens muss man schwierige Entscheidungen zwischen dem, was ist ideal und was machbar ist zu machen. Ihre Entscheidungen werden einen Einfluss auf die Dateneingabe haben, wenn neue Anlagen sowie das Sammeln von Informationen über bestehende Vermögenswerte ankommen. Entscheidungen, die Sie machen auch einen Einfluss auf Ihre Wahl der Software, da einige nicht umgehen kann alles, was Sie wollen. Eine solche Beschränkung ist innerhalb des AssetTrakker Pro Softwareprogramm gefunden. TrackitSoftware bietet keine Methode zur Verfolgung von Abschreibungen, weil er der Meinung war diese zusätzliche zu viel Komplexität erfordern die Erfassung und Pflege von viel mehr Daten. Außerdem fühlten sie sich, die Handhabung Abschreibungen erfordert überlegene Kenntnis der staatlichen Vorschriften über die Kompetenz der sehr Menschen, die meisten aus dem Asset Management profitieren können. Buchhaltung bereits berechnet und entfallen Abschreibungen. * Einige Software unterstützt die Förderung Abschreibungsberechnung sondern bietet nur eingeschränkte Funktionalität, dass in den meisten Fällen ist nicht der Weg Vorschriften Nachfrage.

Einige helfen!

Nachfolgend finden Sie eine Auflistung der Asset-Attribute 'fields' für Ihre Aufmerksamkeit. Sie werden nicht wollen, alle von ihnen für die eigene "Lösung" zu verwenden und kann auch zusätzliche, die Sie brauchen.

Asset: Die Schlüssel-Identifizierungsnummer Referenz benutzt, um Vermögenswerte zu verfolgen. Sie können direkt Zahl oder eine Zahl mit einem alphabetischen Präfix. (0001 oder A001). Diese Nummer wird für Prüfzwecke und vielleicht für die Cross-Referenz verwendet.

machen: Hersteller

Modell: Teilen Nützliche beim Anordnen Service oder kaufen. Nützlich als erlaubt Gruppierung nach Modelltyp.

Serial #: Spezifische Asset Identifikation. Erforderlich, wenn Garantieansprüchen oder Versicherungsansprüche.

Kosten Repl:. Schätzung der Kosten für den Ersatz eines Vermögenswertes. Nützlich für Planung, Risikobewertung und Versicherung.

Überqueren Ref. #: Reference anderen Asset-Nummer oder verknüpfen Gruppe von Vermögenswerten.

Typ: Kann für eine allgemeine Gruppierung wie Möbel, Computer, Versand, etc. verwendet werden

Zustand: hilfreich zu sehen, was wahrscheinlich auf den Ersatz verlangen oder entscheiden über Service-Bedürfnisse.

Beschreibung: Weitere Details neben Marke, Modell und Seriennummer.

Memo: Weitere Informationen über die Vermögens. Wenn ein Computer möchten Sie vielleicht, um Details der Hardware-Konfiguration oder sogar die Programme darauf installiert aufzulisten.

Abteilung: Dies ist hilfreich für die Sortierung Vermögenswerte Abteilung in der Wirtschaftsprüfung unterstützen.

Location: Good Feld zu haben, so dass eine Suche / Sortierung kann Ihnen eine klare Sicht, wo Vermögenswerte befinden.

Verwendet von: Notwendig, wenn Sie über ein Guthaben in der persönlichen Besitz eines Mitarbeiters und / oder Vermögenswerte von Geschäftsräumen haben.

Datum zugeordnet: Nützlich, wenn Vermögenswerte um oder sagen, wie lange ein Vermögenswert an seinem heutigen Standort wurde verschoben werden.

Erwartete EOL: Der erwartete Zeitpunkt der Vermögenswert nicht mehr nützlich sein.

Gefördert durch: Herkunft der Mittel, wenn sie von Anleihe oder Fremdmittel (Darlehen) oder ein Zuschuss gewährt.

Kosten: Gesamtkosten des Erwerbs eines Vermögenswertes.

Datum Erworben: Hilft vermitteln einen Eindruck, wenn Ersatz erforderlich sein könnten.

Disposed: Zeigt ein Vermögenswert wurde verworfen.

Entsorgt Datum: Datum Vermögenswert wurde entsorgt.

Business Use%: Wird verwendet, wenn ein Vermögenswert nicht Vollzeit von der Wirtschaft zu brechen Asset Gebrauch verwendet werden. Nicht jedermanns Sache, aber ein Feld, dass Phantasie könnte eine unverzichtbare Anwendung für zu finden.

OUT: Wird für Werkzeug / Equipment Tracking,

Taken By / In From: Wird für Werkzeug / Equipment-Tracking, um anzuzeigen, wer die Entnahme oder Rückgabe Element.

Fälligkeitsdatum: Wird für Tool / Ausstattung Verfolgung zu zeigen, wenn ein Vermögenswert aufgrund zurück.

Erholt Wert: Nettoerlös aus dem Verkauf eines Vermögenswertes.

Entsorgt Detail: Hinweise, wie und wo ein Vermögenswert wurde entsorgt.

Garantie: Zeigt an, ob Asset durch eine Garantie abgedeckt wird oder verwendet werden könnten, wenn sie von einem Service / Wartungsvertrag abgedeckt.

Garantie ist gültig bis: Es ist nützlich, um zu sehen, was Abläufe sind für die Verfolgung von Wartungs-oder Service-Vereinbarungen näher. Hilft zu verhindern, zahlen für den Service von der Garantie sowie woraufhin die Reparatur von Gegenständen vor Ablauf abgedeckt.

Bild: Kann im Asset Identifizierung oder dem "Look" ist ein wichtiges Merkmal unterstützen. Nützlich, wenn Versicherungsfall aller Zeiten.

Wert: Könnte Betrag der Vermögenswert versichert ist. Risiko Belichtungssteuerung.

Vermietete: Hilft verfolgen Vermietete vs Owned Assets.

Leasing-Ende: Gebrauchte zu warnen, wenn Vermögenswerte zu ersetzen oder die Miete muss gemäß den Bedingungen des Mietvertrages erneuert werden müssen.

Lease Beginn: Beginn des Lease vermieteten Geräte.

Lease Co: Der Name der Firma, bei der ein Vermögenswert ist verpachtet.

Audit Datum: Diese Spalte erfasst das Datum der Batch-Scans von Vermögenswerten für Audit-Zwecke gemacht wurden.

Auditor: Notieren Sie den Namen der Person, die die Prüfung durchgeführt.

Was kommt als nächstes?

Bis jetzt haben Sie eine gute Vorstellung davon, was Asset Informationen, die Sie verfolgen möchten. Bevor wir uns an den verschiedenen Software-Pakete zur Verfügung, sollten Sie überlegen, wie viele Menschen werden die Eingabe von Daten und wie viele werden die Daten zugreift. Für eine kleinere Organisation ist es wahrscheinlich, dass nur eine Person beteiligt wird, aber in größeren Unternehmen vielleicht eine Nummer teilnehmen möchten. Ihre Situation erfordern könnte den Kauf mehr als eine Software-Lizenz und die Software mehrere Benutzer unterstützt.

verwenden Sie einen Barcode-Scanner?

Ein Barcode-Scanner verwendet, um die Dateneingabe und Prüfung zu beschleunigen. Dies wird auf die Kosten und die meisten preiswerten Software-Pakete bieten nur eingeschränkte Unterstützung für Barcode-Scanner hinzufügen. Wenn sie richtig in die Software integriert ein Scanner bieten hervorragende Wert und sparen eine Menge Zeit, vor allem für die jährliche Audit-Zwecke.

Im Folgenden werden die Arten von Barcode-Scannern mit Asset-Management-Software verwendet skizziert.

A 'dumb' angebunden CCD-Scanner am günstigsten ist und kaufte für rund 70 $. Dies kann nur verwendet werden, wenn an den Computer angeschlossen und wirkt ähnlich wie eine Tastatur, dass Sie einen Barcode scannen und es wird in das, was Zelle oder Raum Sie sind in. genommen werden

Ein "Laser" tethered Scanner ist mehr Geld, aber in der Lage, kleinere Barcodes scannen und vielleicht einen tieferen Sichtfeld (einfacher, einen Barcode schnell scannen).

Ein CCD-oder Laser-Scanner, der im Speicher gebaut hat, so Scans gemacht und dann der Scanner können mitgebracht werden und an einen Computer angeschlossen, und die Scans hochgeladen. Dies ist sehr nützlich für Audit-Zwecke. Für maximalen Nutzen Ihrer Software zu optimieren, um die Vorteile dieser "Charge" Speicherfähigkeit zu nehmen. Ein fähiger kann für rund 150 Dollar erhältlich.

Ein Laserscanner mit einem internen Speicher sowie einen Eingabeschirm und Schlüssel, bedeutet, dass nach dem Scannen eines Barcode können zusätzliche Informationen hinzuzufügen. Diese sind teurer und immer wieder ihre Verwendung muss in Ihrem Management Software integriert werden. Während die Preise nach unten kommen Sie bei Geräten in der Tasche pc Preisspanne Plus Scanner Kosten suchen. Es ist üblich, für die Software-Nutzung dieser Einheiten auch, aus irgendeinem Grund, preislich höher werden.

Asset-Management-Software

Die Bandbreite der Preise für Asset-Management-Software ist $ 200 bis $ 10.000 und alle benötigen Sie, um den Eintrag der vorhandenen Asset-Daten sowie einige Einstellung zu tun für Ihre Anforderungen. Einige bieten telefonische Beratung an zusätzlichen Kosten, sondern die Hände über die Hilfe kommt nur mit teuren Pakete (das Niveau der Software erfordert teure Außendienst und Marketingkosten so vielleicht ihren Preis, für den Merkmalen versehen, mag hoch erscheinen).

Kaufkriterien eine Menge Leute scheinen zu verwenden. Sie können mehr.

1: Preis 2: Einfache Implementierung von System 3: Einfache Bedienung 4: Die Fähigkeit, die Geschäftsbedürfnisse 5: Funktionalität 6: Mögliche, um das Wachstum zu behandeln

Was können Sie für einen angemessenen Preis zu erhalten

Ein Programm mit voller relationalen Datenbank wie MS SQL Server Express oder Open-Source-Datenbank. Heute gibt es keinen Grund, sich für weniger Leistung oder Qualität zu begleichen. Microsoft bietet ihren SQL 2005 'Express' DB-Version mit keinerlei Kosten.

Ein Programm, mit dem Sie Bilder von Vermögenswerten befestigen können. Obwohl nicht notwendig, für jeden ist es etwas, dass Sie eines Tages vielleicht verwenden möchten.

Ein Programm, das die Verwendung von preiswerten "Charge"-Speicher Barcode-Scanner integriert, denn wenn nicht jetzt, irgendwann in der Zukunft wie ein Accessoire Zeit und Geld zu sparen. Gebrauchte in der Wirtschaftsprüfung sichert er ein Vermögenswert tatsächlich gesehen, wie Barcode musste gescannt werden.

Ein Programm, das die Verwaltung von 10.000 + Vermögenswerte erlauben. Mit anständigen Speicher in Ihrem Computer und eine schnelle vollständige relationale Datenbank-Engine gibt es nicht viel von einer Einschränkung mehr und während bestimmter Funktionen verlangsamen könnte ein bisschen auch ein Low-Cost-Programm sollte über 10.000 Werte zu handhaben.

Ein Programm, das flexibel ist, so dass Sie die Vorteile von Features später anstatt alles auf einmal zu implementieren nehmen kann.

* Wenn mehr als eine Person ist, die Zugang zu der Datenbank werden dann sollten Sie sicherstellen, dass die verschiedenen Ebenen des Zugangs für verschiedene Benutzer eingestellt werden kann, um nicht autorisierte Änderungen an Daten zu verhindern.

Was Sie bekommen, aber nicht billig.

Ein Programm, das direkt integriert in Ihre aktuelle Abrechnungssystem.

Ein Programm, das volle professionelle Abschreibungen Berechnungen hat.

Ein Programm, das direkt abläuft Firma Server (kostengünstiger Software abläuft Workstations und während eine zentrale Datenbank auf dem Server gespeichert werden und der Zugriff durch einzelne Arbeitsstationen dies nicht der gleiche wie vollständige Software wobei Servers mit Applets auf Workstations basiert.

Hand hält und in interne Schulungen, um Ihr System zum Laufen zu bekommen. Es gibt Firmen, die sich mit Ihnen und bitte Sie alle, die richtigen Fragen, setzen Sie Ihre Software, Audit und eine Liste aller Ihrer Vermögenswerte und schulen Ihre Mitarbeiter, wie zu bedienen und pflegen Sie Ihre "Lösung". Die meisten, meines Wissens, wird eine mittel-bis hochpreisigen Software empfehlen, weil es leichter zu verkaufen (Provision höher sowie) und einfacher für sie zu installieren, um aufgrund ihrer Vertrautheit mit ihm.

Schrauben und Muttern

Sammeln Sie Ihre Asset Information Wie Sie diesen Schritt ausführen, hängt von Ihrer Situation. In unserer Diskussion unten wir an, Sie haben keine bestehenden Asset-Informationen, in einer bestehenden Excel-Tabelle oder einem anderen Format. Wenn Sie dann tun Sie würde Arbeit Export speichern / importieren diese Daten in Ihre Asset-Management-Software.

Starten Sie Ihre Asset-Listing und Nummerierung from Scratch

Dies ist ein Vorteil, weil Sie nicht durch ererbte Einschränkungen begrenzt sind. Natürlich ist es mehr Arbeit, da kann man nicht einfach in bestehende Asset-Informationen zu laden, haben aber zu sammeln alles selbst.

Sammeln Asset-Informationen ist zeitaufwändig. Immer diese Informationen genau, mit so wenig Arbeit wie möglich ist wichtig. Darüber nachzudenken, wie die Arbeit und Planung zu tun wird dazu beitragen, diese große Aufgabe zu erleichtern.

Das folgende ist, wie ich schlage vor, dies zu tun, aber Sie können Ihre eigenen, vielleicht besseren Plan haben.

Erstellen Dateneingabe Blatt, dass Sie die Menschen in Informationen über Vermögenswerte unter ihre Kontrolle zu schreiben. Ihre Asset-Management-Software können zu diesen oder Sie könnten sich eine Excel-Tabelle, um sie zu erhalten.

Versuchen Sie und erhalten einige "buy in" aus der Abteilung oder Standort-Manager mit der Kontrolle über Vermögenswerte. Je näher an der Anlage können Sie eine gewisse Verantwortung, desto besser, dass Asset gesteuert werden vergeben. "Es ist meine Abteilung Asset" ist mächtiger Ansporn als 'it IT ist Dept Vermögens ".

Abschließende Schritte

Nach Eingabe der Daten, dass Ihre kooperative Manager half Ihnen zu erhalten, ist es Zeit, mit diesen Daten in Ihrem Asset Management-Software arbeiten. Es sollte nicht lange dauern, um sich mit, wie er kann Informationen, die Sie präsentieren auf dem Bildschirm und in Berichten.

Jetzt lehnen Sie sich zurück und genießen Sie, wie einfach es ist, Ihr Vermögen zu verwalten ist.